Tantangan logistik Indonesia tidak hanya soal infrastruktur atau transportasi. Minimnya pertukaran data antar pelaku rantai pasok membuat sistem distribusi rentan inefisiensi dan sulit beradaptasi saat gangguan terjadi. Hal ini disampaikan Dr. Giuseppe Timperio, Manajer Riset The Logistics Institute-Asia Pacific (TLI-AP), National University of Singapore (NUS), dalam acara One-Day Workshop on Multi-Modal Freight Flows in Indonesia di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Menurut Giuseppe, freight flow management mencakup keseluruhan rantai pasok, dari desain, produksi, pengadaan bahan baku, hingga barang diterima konsumen. Banyak pihak terlibat: pemasok, produsen, distributor, pengecer. Masing-masing punya sistem, data, dan prioritas berbeda. Ia menegaskan, “masih sangat sedikit platform, protokol, maupun insentif yang memungkinkan para pelaku tersebut berbagi data satu sama lain.”
Optimalisasi Lokal vs Efisiensi Sistemik
Banyak organisasi sudah berhasil mengoptimalkan operasional internalnya. Namun keberhasilan itu tidak otomatis menghasilkan sistem logistik yang efisien secara keseluruhan. Giuseppe menyoroti kecenderungan setiap pihak fokus pada target organisasi sendiri, tanpa melihat keterkaitan dengan aktor lain dalam jaringan distribusi.
“Ketika koneksi di antara mereka tidak berjalan dengan baik, kita tidak bisa mengatakan bahwa sistem secara keseluruhan sudah optimal,” ujarnya. Ia menekankan pentingnya melihat pergerakan barang sebagai satu sistem yang saling terhubung. Ini relevan bagi Indonesia yang mengandalkan berbagai moda transportasi sebagai negara kepulauan.
Bullwhip Effect: Gangguan Kecil Menjadi Besar
Kurangnya koordinasi semakin terlihat saat disrupsi. Giuseppe mencontohkan pandemi Covid-19 yang memicu lonjakan permintaan masker dan hand sanitizer. Tanpa informasi terintegrasi, gangguan di satu titik menyebar dan membesar di sepanjang rantai pasok, dikenal sebagai bullwhip effect.
Ia menjelaskan, lonjakan permintaan bergerak ke distributor, produsen, hingga pemasok bahan baku. Karena tidak ada informasi terintegrasi, setiap pihak memesan, memproduksi, dan menyimpan stok lebih banyak. Akibatnya terjadi duplikasi persediaan besar. Beberapa tahun setelah pandemi, stok hand sanitizer berlebih karena produksi jauh melebihi kebutuhan nyata.
Implikasi Konkret bagi Perusahaan Indonesia
Bagi direktur operasional dan manajer HR/GA di Indonesia, masalah ini terasa nyata dalam biaya penyimpanan dan risiko kehabisan stok. Perusahaan yang mengandalkan distributor atau pemasok dengan sistem terpisah akan kesulitan memprediksi permintaan akurat. Akibatnya, mereka membeli lebih banyak dari kebutuhan atau gagal memenuhi pesanan pelanggan.
Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah mengaudit titik pertukaran data dengan mitra utama: pemasok bahan baku, jasa pengiriman, dan gudang. Identifikasi format data yang tidak kompatibel, misalnya perbedaan satuan, kode produk, atau standar dokumen. Kemudian tetapkan satu protokol minimal yang disepakati bersama, seperti API untuk status pengiriman atau format standar untuk dokumen pengiriman elektronik.
Untuk manajer TI, pertimbangkan platform kolaborasi yang tidak memaksa semua pihak mengganti sistem inti mereka. Banyak solusi integrasi ringan yang bisa dipasang di atas sistem lama. Mulai dari satu produk atau satu rute distribusi sebagai proyek percontohan. Ukur dampaknya pada waktu tunggu, biaya penyimpanan, dan akurasi perkiraan permintaan sebelum diperluas.
Manajer HR/GA perlu menyiapkan pelatihan lintas fungsi, karena integrasi data bukan hanya soal teknologi. Staf gudang, pembelian, dan penjualan harus memahami pentingnya akurasi data dan alur informasi yang baru. Insentif berbasis kinerja rantai pasok bersama, bukan hanya target divisi, dapat mendorong kolaborasi.
Keterbatasan dan Risiko
Solusi teknologi bukan obat mujarab. Mengintegrasikan sistem antar perusahaan membutuhkan kepercayaan dan kesepakatan berbagi data, yang sering terhambat kekhawatiran tentang kerahasiaan komersial. Belum ada standar nasional yang mengatur hal ini, dan setiap platform punya biaya adopsi serta pemeliharaan.
Giuseppe tidak merinci solusi spesifik dalam artikel sumber, hanya menekankan perlunya platform, protokol, dan insentif. Tanpa insentif yang jelas, mitra bisnis mungkin enggan berbagi data. Risiko lain adalah ketergantungan pada satu platform yang bisa menjadi titik kegagalan baru. Diversifikasi dan negosiasi kontrak yang hati-hati diperlukan.
Terakhir, jangan menunggu kesempurnaan. Mulai dengan berbagi data sederhana seperti status pengiriman atau tingkat stok, lalu perluas. Efisiensi logistik nasional tidak akan tercapai dalam semalam, tetapi setiap langkah kecil mengurangi risiko bullwhip effect yang merugikan semua pihak.